Investigar sobre el tema del Manejo de la información en la oficina, en lo que se refiere a oportunidad, calidad y cantidad, esta tarea la debes de subir al blog hasta el día 19 de marzo del 2009.
Saludos
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MANEJO DE LA INFORMACION EN LA OFICINA: OPORTUNIDAD,CALIDAD Y CANTIDAD
ResponderEliminarSISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con
el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser
generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la
situación de la empresa en la cual funciona el sistema.
REQUISITOS DE LA INFORMACION
Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de
la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un
instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el
control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos.
La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y
forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a
la hora de la toma de decisiones.
La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o
específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida
interpretación de la información.
La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser uniformes
dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, las cifras o los
códigos a ser utilizados.
La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma
sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario.
La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones
que se quieren comunicar.
La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir, que
debe ser dosificada en cantidad y en calidad.
De lo anterior se deriva el sistema de informacion gerencial:
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial al método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.
De esta definición se deduce que la finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
Calidad :Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad :Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
Cantidad :Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
Relevancia:La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
De esta forma se da el manejo de informacion en la oficina procurando que esta tenga las caracteristicas ya mencionadas y el trabajo se haga mas rapido y mas eficientemente.
Fuente
www.fing.edu.uy/catedras/adming/Temas/Tema_5-Sistemas_de_Informacion_y_Control_v0f.doc -
www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/tecnicasdeoficina/
Sistema de información
ResponderEliminarElementos de un sistema de informaciónUn sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, los cuales formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
Personas.
Datos.
Actividades o técnicas de trabajo.
Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
La oficina como función. Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica
REQUISITOS DE LA INFORMACION Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos. La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a la hora de la toma de decisiones. La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida interpretación de la información. La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, las cifras o los códigos a ser utilizados. La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario. La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones que se quieren comunicar. La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir, que debe ser dosificada en cantidad y en calidad.
DANIEL ORTIGOZA JUAREZ
MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA OFICINA
ResponderEliminarConjunto de elementos interactúan entre sí para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
• Estrategia de los sistemas de información.
• Gestión de los sistemas de información.
• Desarrollo de los sistemas de información.
OPORTUNIDAD
La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a la hora de la toma de decisiones.
En economía, el coste de oportunidad o coste alternativo designa el coste de la inversión de los recursos disponibles, en una oportunidad económica, a costa de las inversiones alternativas disponibles, o también el valor de la mejor opción no realizada.
CALIDAD
La calidad de datos implica que los datos capturados, procesados, almacenados y entregados son un fiel reflejo de la realidad que se desea tratar mediante sistemas informáticos. Esto supone que los datos no contengan errores, sean veraces y estén actualizados.
CANTIDAD
La cantidad de información y el conocimiento desarrollado, aparentemente es enorme y tiene una metodología de recuperación, que eventualmente es infinita o total en un número muy amplio de soportes y sitios y el modelo sistémico de recuperación debe maximizar la búsqueda para asegurar su captura lo más completa posible dentro del entorno de este sistema complejo.
Poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.
Un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia (La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
De esta forma se da el manejo de información en la oficina procurando que esta tenga las características ya mencionadas y el trabajo se haga más rápido y más eficientemente.) .
MANEJO DE INFORMACIÓN DENTRO DE LA OFICINA (OPORTUNIDAD, CALIDAD Y CANTIDAD)
ResponderEliminar(Evolución de los sistemas, transmisión de información gerencial, diseño de sistemas gerenciales) Referencia: Stoner James y Wankel Charles. Administración, México, Prentice Hall Hispanoamericana, 1989, Pág. 709 y siguientes. El manejo de la información de gestión en el Consejo de la Facultad. Puntos fuertes y debilidades. Respuesta fundada.
Guía General
Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en la informática; aunque también existe un sistema informal de información el que por ser informal tampoco deja de ser relevante.
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial al método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.
De esta definición se deduce que la finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad :Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
Relevancia La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia, etc.
Evolución de los Sistemas de Información Gerencial
Como es de esperarse lo que hoy conocemos como Sistema de Información Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo. En una primera instancia los canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de Información Basado en la Computadora que se popularizó como Sistema de Información Gerencial.
Con los avances tanto en el hardware como en el software de las computadoras ha dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones. El mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas. Este sistema se distingue del Sistema de Información Gerencial por requerir la interacción directa de usuarios y datos. Este nuevo sistema permite también servir a varios usuarios en forma simultánea transformándolo en un Sistema de Soporte a las decisiones en Grupo.
Por un lado, falta una disponibilidad de información sobre mercados (oferta, demanda, costos, precios, tasas y reglamentaciones) para contar con decisiones acertadas por parte de los productores, técnicos y autoridades. Por otro lado, falta organización para responder a la demanda, en cuanto a calidad, oportunidad y cantidad. Por tanto debe invertirse en la capacitación de productores para una diversificación además de producción masiva/tradicional, en la implementación de un sistema que resguarde productos de alta calidad e inocuidad, y en la identificación y desarrollo de nuevos mercados
Mejorando competividad en la fase productiva Bajo este tema, surge la interrogativa de que producir y como producir. La primera se refiere a la definición de las mejores opciones tomando en cuenta condiciones agroecológicas y de mercados. La segunda trata una producción eficiente y competitiva, desarrollando, aplicando y adaptando tecnologías sostenibles (e.g. uso de agua, Manejo Integrado de Cultivos utilizando biotecnología) para obtener una productividad, calidad y oportunidad que satisfaga el mercado
Elementos de un sistema de información Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, los cuales formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
ResponderEliminarPersonas.
Datos.
Actividades o técnicas de trabajo.
Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
La oficina como función. Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica
Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad :Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
Relevancia La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
FLORES ARELLANO LUIS
MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA OFICINA
ResponderEliminarConjunto de elementos interactúan entre sí para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad :Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
Relevancia La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Manuel Martínez de la Cruz